Eerder schreef ik een artikel over de Wet Bescherming Klokkenluiders, waarin ik u informeerde over de voorwaarden waaraan uw klokkenluidersregeling dient te voldoen. Op dat moment was het nog niet duidelijk wanneer deze wet in werking zou treden.
De wet is sinds 18 februari 2023 in werking getreden. Werkgevers met 250 werknemers of meer dienden vanaf dat moment te voldoen aan de wettelijke vereisten ten aanzien van de klokkenluidersregeling. Werkgevers met 50 tot 249 werknemers moeten vanaf 17 december 2023 aan de nieuwe eisen voldoen.
De wet bepaalt waaraan uw klokkenluidersregeling dient te voldoen en daarin is een aantal zaken sinds vorig jaar gewijzigd, waaronder:
- De regeling dient onder meer te bepalen dat een werknemer in elk geval schriftelijk, telefonisch of tijdens een gesprek een melding kan doen;
- In de wet stond al dat de klokkenluidersregeling dient te bepalen bij welke functionaris een vermoeden van misstand kan worden gemeld. Nieuw is dat deze onafhankelijk dient te zijn en geen belangenconflicten mag hebben en dat de regeling tevens dient te bepalen wie opvolging geven aan de melding;
- Ook dient de klokkenluidersregeling te bepalen dat een melder binnen 7 dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging krijgt en binnen welke redelijke termijn (maximaal drie maanden) aan de melder informatie wordt verstrekt over de beoordeling en opvolging van de melding;
- Het begrip “vermoeden van een misstand” is uitgebreid in de wet en uit uw klokkenluidersregeling dient te volgen wat hieronder wordt verstaan;
- Werknemers dienen geïnformeerd te worden bij welke externe instanties en op welke wijze zij een melding kunnen doen.
Daarnaast hebben werkgevers een registratieplicht ten aanzien van meldingen.
Wij merken in de praktijk dat het updaten van de klokkenluidersregeling bij veel ondernemingen niet altijd bovenaan de prioriteitenlijst staat. Echter, het is wel degelijk van belang om compliant te zijn. Indien u geen interne meldprocedure heeft of als de procedure niet voldoet aan de wettelijke eisen, dan kunnen uw werknemers, de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging de kantonrechter verzoeken een termijn te bepalen waarbinnen de werkgever een procedure moet vaststellen die voldoet aan de wettelijke eisen.
Daarbij komt dat als de interne meldprocedure niet (goed) geregeld is, werknemers mogelijk eerder een externe melding doen.
De sanctiebevoegdheden van het Huis voor klokkenluiders voor het geval een werkgever geen interne meldprocedure heeft die aan de wet zijn toegevoegd zijn nog niet in werking getreden.
Let erop dat bij het vaststellen, wijzigen en intrekken van een klokkenluidersregeling de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft. Als een werkgever geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft en daartoe niet verplicht is, dan dient meer dan de helft van de werknemers in te stemmen met deze regeling. Als de regeling in een cao is opgenomen, is dat niet nodig.
Indien wij u kunnen helpen met het up to date brengen van uw klokkenluidersregeling kunt u contact opnemen met Rigje Rosier via r.rosier@valegis.com.
