Op 1 oktober 2019 vervolgt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) haar campagne met informatie over persoonsgegevens van zieke werknemers. De AP heeft de informatie over wat een werkgever mag vastleggen over zieke werknemers uitgebreid. Bestaande QenA’s zijn uitgebreid, er zijn nieuwe QenA’s toegevoegd en er is een privacyvideo gepubliceerd. Deze informatie is te vinden op de website hulpbijprivacy.nl.
Hoe zit het ook alweer met de privacyrechten van een zieke werknemer? In dit artikel wordt ingegaan op de vragen wat een werkgever aan een zieke werknemer mag vragen, wat een bedrijfsarts aan een werkgever mag doorgeven en of er nooit gegevens over de aard van de arbeidsongeschiktheid mogen worden vastgelegd.
Lees ook: OMGAAN MET EEN ZIEKMELDING BIJ EEN ARBEIDSCONFLICT
Dataminimalisatie door werkgever
Het uitgangspunt is dat een werkgever enkel de gegevens mag verwerken die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking (dataminimalisatie). Onder het begrip verwerken valt het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, opvragen, wijzigen, bewerken, gebruiken, raadplegen en/of verstrekken van gegevens. Bij arbeidsongeschiktheid is een werkgever enerzijds verantwoordelijk voor de loondoorbetaling en anderzijds voor de re-integratie van de werknemer. Enkel voor deze doelen mag door een werkgever informatie aan een werknemer gevraagd worden.
Dataminimalisatie arbeidsongeschikte werknemer
Dataminimalisatie heeft als gevolg dat een stuk minder aan een werknemer die arbeidsongeschikt is, mag worden gevraagd dan in eerste instantie vaak wordt gedacht. Zo mag er bijvoorbeeld door een werkgever niet gevraagd worden naar de aard en/of oorzaak van de arbeidsongeschiktheid. Ook mag niet geïnformeerd worden naar de beperkingen dan wel mogelijkheden die de werknemer heeft. Wat mag er dan wel gevraagd worden? De AP heeft aangegeven dat de volgende informatie wel aan de zieke werknemer gevraagd mag worden:
- Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
- De vermoedelijke duur van het verzuim;
- De lopende afspraken en werkzaamheden;
- Of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen valt (maar niet onder welke);
- Of de arbeidsongeschiktheid is veroorzaakt door een arbeidsongeval (een werkgever mag echter niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is);
- Of de arbeidsongeschiktheid verband houdt met een (verkeers)ongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (verhaal van loonkosten op de derden)
De werkgever mag in principe niet meer gegevens verwerken dan deze, ook niet met toestemming van de werknemer.
Let op: de privacywetgeving gaat zelfs zo ver dat als een werknemer ongevraagd informatie over bijvoorbeeld de aard van zijn ziekte met zijn werkgever deelt dat zelfs dan de werkgever deze informatie niet in zijn eigen administratie mag registreren en/of aan de bedrijfsarts mag doorgeven. Vanzelfsprekend mag de werkgever wel een luisterend oor bieden aan de werknemer als deze ongevraagd informatie over de aard en de oorzaak van zijn ziekte deelt.
Uitzonderingen
Enkel in zeer uitzonderlijke situaties kan dit anders liggen. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn om gegevens over de gezondheid van een werknemer te registreren. Denk hierbij aan een werknemer die last heeft van suikerziekte, heftige allergieën of epilepsie. Het kan dan noodzakelijk zijn dat collega’s hiermee bekend zijn zodat zij snel en accuraat kunnen handelen mocht dit nodig zijn.
Bedrijfsarts inschakelen bij re-integratie
Een werkgever is verplicht zich bij de re-integratie te laten bijstaan door een bedrijfsarts. Het is de bedrijfsarts die vaststelt of (en in welke mate) een werknemer ongeschikt is tot het verrichten van werkzaamheden. Om zich hierover een goed oordeel te kunnen vormen, mag de bedrijfsarts daarom meer informatie dan de werkgever over de gezondheid van een werknemer vragen en registreren. De bedrijfsarts mag echter niet alle verkregen informatie aan de werkgever verstrekken. Enkel de informatie die relevant is voor de loondoorbetaling en de verzuimbegeleiding mag worden doorgegeven. Het gaat dan om informatie over:
- De verwachte duur van het verzuim;
- Wat de belastbaarheid van de werknemer is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
- Welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.
Informatie die uitdrukkelijk niet verstrekt mag worden door de bedrijfsarts
Zoals gezegd verzamelt de bedrijfsarts meer gegevens over de gezondheid van de werknemer. Deze gegevens vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts en mogen dus niet aan derden (waaronder de werkgever) verstrekt worden. Wat de bedrijfsarts bijvoorbeeld dus wel en de werkgever niet mag vragen en/of registreren is het volgende:
- Diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
- Eigen subjectieve waarnemingen;
- Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, etc.;
- Overige (persoonlijke) problemen, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, relatieproblemen, etc.
Persoonsgegevens van zieke werknemers delen met collega’s
Mocht een werknemer uit zichzelf hebben verteld waarom hij zich ziek heeft gemeld dan mag een werkgever deze informatie niet zomaar delen met collega’s. In beginsel mogen de directe collega’s enkel worden geïnformeerd over de verwachte duur van de afwezigheid. Een werkgever kan ook met de zieke werknemer bespreken wat over de ziekmelding aan collega’s verteld kan worden en/of aangeven dat het aan de zieke werknemer zelf is om hierover meer informatie te delen. De AP merkt nog op dat het in dit verband in ieder geval belangrijk is om de zieke werknemer niet onder druk te zetten om informatie over zijn ziekte te delen.
Tot slot
Hebt u nog vragen over dit onderwerp? Het privacyteam van Valegis Advocaten staat voor u klaar.
Dit artikel is geschreven door Mieke Dijkman.
