Eindelijk is het wetsvoorstel dat de Wet Huis voor klokkenluiders zal aanpassen, aangenomen. Maar wat betekent dit voor uw organisatie en de huidige klokkenluidersregeling die u wellicht al heeft?
De werkgever bij wie ten minste vijftig werknemers werkzaam zijn, is verplicht om een schriftelijke klokkenluidersregeling te hebben, dat geldt nu ook al. Maar de eisen die aan deze regeling worden gesteld, zijn aangescherpt. Dit betekent dat uw klokkenluidersregeling waarschijnlijk aangepast zal moeten worden. De belangrijkste wijzigingen zal ik hieronder bespreken.
Zo dient de regeling onder meer te bepalen dat een werknemer in elk geval schriftelijk, telefonisch of tijdens een gesprek een melding kan doen.
Verder dient de functionaris bij wie een misstand (anoniem) kan worden gemeld en die de melding afhandelt, onafhankelijk te zijn en geen belangenconflicten te hebben. Uit de wetsgeschiedenis blijkt dat in kleinere ondernemingen de functie van degene bij wie kan worden gemeld, kan worden uitgeoefend als nevenfunctie van een stafmedewerker die in een goede positie verkeert om direct melding te doen aan het hoofd van de organisatie, zoals een hoofd naleving of personeelszaken, een integriteitsmedewerker, een jurist of privacymedewerker. Ook derden kunnen worden gemachtigd om namens een werkgever meldingen van inbreuken te ontvangen, mits zij passende waarborgen bieden wat betreft de eerbiediging van de onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en geheimhouding. Denk hierbij aan aanbieders van platformen voor externe melding, externe raadslieden of auditors. Ook zou binnen een concern een deskundige kunnen worden aangesteld, vergelijkbaar met de privacyfunctionaris. Ten slotte kan gedacht worden aan de instelling van een onafhankelijke klokkenluiderscommissie.
Ook dient de klokkenluidersregeling te bepalen dat een melder binnen 7 dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging krijgt en binnen welke redelijke termijn aan de melder informatie wordt verstrekt over de beoordeling en opvolging van de melding. Deze redelijke termijn is maximaal drie maanden.
Tot slot is het begrip “vermoeden van een misstand” uitgebreid in de wet en ook dit dient te volgen uit de klokkenluidersregeling.
De werkgever kan ervoor kiezen om deze procedure ook open te stellen voor personen die geen werknemer zijn, maar externen, zoals zzp’ers.
Let erop dat bij het vaststellen, wijzigen en intrekken van een klokkenluidersregeling de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft. Als een werkgever geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft en daartoe niet verplicht is, dan dient meer dan de helft van de werknemers in te stemmen met deze regeling. Als de regeling in een cao is opgenomen, is dat niet nodig.
Heeft een werkgever geen klokkenluidersregeling, dan kan iedere belanghebbende werknemer de kantonrechter verzoeken te bepalen dat de werkgever binnen een door de kantonrechter te bepalen termijn een dergelijke regeling vaststelt.
De datum waarop deze wetswijziging in werking treedt, is nog niet bekend.
Indien wij u kunnen helpen met het up to date brengen van uw klokkenluidersregeling kunt u contact opnemen met Rigje Rosier via r.rosier@valegis.com.
