De zomer staat binnen een paar maanden alweer voor de deur. Dit betekent zon, zee en… de jaarlijks terugkerende aanvragen van werknemers voor het opnemen van vakantiedagen. Dat zorgt bij werkgevers nog wel eens tot de nodig hoofdbrekens. Hoe moeten werknemers ook alweer vakantie aanvragen? Onder welke omstandigheden kan een vakantieaanvraag worden geweigerd? Hoe zit het met vakantiedagen bij ziekte en kunt u als werkgever een eenmaal toegekende vakantie ook weer intrekken?
Iedere werknemer bouwt vakantiedagen op over de periode waarin hij werkt en salaris ontvangt. Ook als hij ziek of met betaald verlof is, bouwt de werknemer vakantiedagen op. De wet onderscheidt twee soorten vakantiedagen: wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen bedragen jaarlijks vier maal het gemiddelde aantal uren dat iemand werkzaam is per week. Een werknemer die gedurende vijf dagen per week acht uur per dag werkt, heeft dus minimaal recht op 160 vakantieuren, oftewel 20 vakantiedagen per jaar. Het aantal bovenwettelijke vakantiedagen kan per werknemer verschillen. Deze extra vakantiedagen komt u met de werknemer overeen in de arbeidsovereenkomst. Ook kan een toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst (cao) bepalen op hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen een werknemer recht heeft.
Vervallen wettelijke vakantiedagen
Naast de verschillen in de opbouw van de twee soorten vakantiedagen is ook de geldigheidsduur anders: de verval- of verjaringstermijn. Zo vervallen wettelijke vakantiedagen in principe zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Werknemers kunnen die vakantiedagen dus tot 1 juli van het volgende kalenderjaar opnemen. In de (collectieve) arbeidsovereenkomst kan een langere vervaltermijn zijn opgenomen. Een kortere termijn afspreken, kan niet. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas vijf jaar na afloop van het kalenderjaar. Per 1 januari 2019 zijn de bovenwettelijke vakantiedagen van 2013 dus verjaard, tenzij u een langere verjaringstermijn heeft afgesproken.
Vakantiedagen uitbetalen
Gedurende de arbeidsovereenkomst kunt u de waarde van de wettelijke vakantiedagen niet aan werknemers uitbetalen. Dat kan alleen als de werknemer bij het einde van de arbeidsovereenkomst vakantiedagen niet heeft opgenomen en deze dus meeneemt naar een volgende werkgever. Wel kunt u tijdens het dienstverband de waarde van de bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen. Die mogelijkheid moet dan wel in de (collectieve) arbeidsovereenkomst of een andere schriftelijke overeenkomst afgesproken zijn.
Vakantieaanvraag
Vaak staat in het personeelshandboek hoe werknemers vakantie kunnen opnemen. Meestal staat daarin dat de werknemer en de werkgever in overleg met elkaar de duur en het moment van de vakantie vaststellen. Als de arbeidsovereenkomst of de cao hier niets over bepalen, moet u in principe de vakantie vaststellen conform de wensen van de werknemer. U mag slechts in uitzonderlijke omstandigheden een vakantieaanvraag weigeren. Dat kan alleen bij gewichtige redenen. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als meerdere collega’s tegelijkertijd op vakantie willen gaan en de bedrijfsvoering daardoor in de knel komt. Als u niet binnen twee weken reageert op de schriftelijke vakantieaanvraag van een werknemer, dan staat de vakantie vast op de manier die de werknemer gevraagd heeft.
Verplichte vrije dagen
U kunt in de arbeidsovereenkomst opnemen dat u elk jaar een (vast) aantal specifieke dagen mag aanwijzen waarop werknemers verplicht vrij hebben. Dit kan ook in de cao staan. Denk bijvoorbeeld aan de ‘bouwvak’. Als u deze mogelijkheid in de arbeidsovereenkomst heeft opgenomen, kunt u bijvoorbeeld ‘brugdagen’ tussen nationale feestdagen en een weekend als verplichte vrije dag aanwijzen. Denk bijvoorbeeld aan vrijdag 31 mei 2019, de dag na Hemelvaartsdag. Overigens zijn nationale feestdagen zoals Eerste en Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, Eerste en Tweede Kerstdag en Nieuwjaarsdag niet zonder meer vrije dagen. Dit kunt u wel overeenkomen met werknemers, maar dat is natuurlijk niet in elke sector mogelijk. Ook in de cao kan overeengekomen zijn dat werknemers betaald vrij hebben op nationale feestdagen.
Intrekken vakantieaanvraag
Het kan voorkomen dat u een vakantieaanvraag al hebt goedgekeurd, maar daar op wilt terugkomen. Dit kunt u doen als sprake is van onvoorziene omstandigheden waardoor uw organisatie vanwege de vakantie van één of meerdere werknemers in grote problemen komt. U kunt dan in overleg met de werknemer de vastgestelde vakantie wijzigen. Als de werknemer hierdoor kosten moet maken, komen die voor uw rekening. U moet ze dan bruteren of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte om ze voor de werknemer onbelast te laten.
Voor die laatste mogelijkheid moet u wel voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium, maar als er een werkgerelateerde reden ten grondslag ligt aan de annulering – en dus ook aan de vergoeding – is dat geen bezwaar.
Ziekte en arbeidsongeschiktheid
Ook in het geval van ziekte en arbeidsongeschiktheid bouwen werknemers vakantiedagen op, net zo veel als ze zouden opbouwen als ze gewoon aan het werk waren. Met een zieke werknemer kunt u overeenkomen dat een ziektedag als vakantiedag wordt aangemerkt. Dit mag alleen voor bovenwettelijke vakantiedagen. U kunt dit steeds apart overeenkomen als een werknemer ziek is, maar u kunt deze regel ook in de arbeidsovereenkomst vastleggen. Dit betekent dat u ziektedagen als vakantiedagen kunt aanmerken als de werknemer ziek wordt op vakantie. Als een werknemer ziek is en op vakantie wil, kan de bedrijfsarts beoordelen of daar medische bezwaren voor bestaan. De bedrijfsarts brengt advies uit en op basis daarvan kunt u de werknemer al dan niet toestemming geven. Als een vakantie het herstel van de werknemer vermoedelijk zal belemmeren, hoeft u de vakantieaanvraag niet te accepteren. Wordt het herstel juist bespoedigd, dan accepteert u hem wel.
Vakantie leidt tot ontslag op staande voet
Een werknemer was werkzaam als kraanmachinist bij een organisatie die grote zeewaardige schepen bouwt en onderhoudt. Hij had bij zijn leidinggevende een aanvraag ingediend voor een vakantie van ruim drie weken. De vakantieaanvraag werd afgewezen. Volgens de werkgever zou het in de periode dat de werknemer weg wilde enorm druk worden. Hij stelde dat de werknemer daarom in die periode absoluut niet gemist zou kunnen worden. De werknemer reageerde op de afwijzing door aan te geven dat hij tóch op vakantie zou gaan. Zijn werkgever wees hem er vervolgens op dat dit onacceptabel was en tot ontslag zou kunnen leiden. Ondanks deze duidelijke waarschuwing ging de werknemer toch op vakantie. Op de eerste dag van die vakantie besloot de werkgever hem op staande voet te ontslaan.
Dringende reden voor een ontslag
Het gedrag van de werknemer was voor de werkgever namelijk van zodanige aard dat dit een dringende reden voor een ontslag op staande voet opleverde. De werknemer stapte naar de rechter, maar kreeg daar tot tweemaal toe geen gelijk. Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden was namelijk – net als de kantonrechter – van mening dat de werkgever gewichtige reden had om de vakantieaanvraag af te wijzen. Door toch op vakantie te gaan, had de werknemer de werkgever een reden voor ontslag op staande voet gegeven.
Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden,
12 september 2017, ECLI (verkort): 7983
Besluit uitstellen kan ook voldoende zijn
Een werknemer die werkzaam was op de afdeling ‘Incasso’ en vervolgens overgeplaatst werd naar de afdeling ‘Servicekosten’ had twee vakanties geboekt zonder dat hij van tevoren vrij had gevraagd. Toen hij dit achteraf alsnog deed, werden zijn vakantieaanvragen afgewezen. De werkgever stelde dat de aangevraagde vakantieperiodes samenvielen met een periode van piekdrukte op de nieuwe afdeling van de werknemer. Bovendien zou door de vakantie het inwerktraject niet op tijd kunnen worden afgerond.
Reactietermijn vakantieaanvraag
De werknemer verweerde zich tegen de afgewezen vakantieaanvraag door onder meer te stellen dat de reactietermijn van twee weken was verstreken sinds de aanvraag. Volgens hem was de vakantie daarmee van rechtswege vastgesteld. De werkgever kon echter binnen die termijn geen definitief uitsluitsel over de vakantieaanvraag geven. Wel had hij binnen de termijn van twee weken aan de werknemer laten weten dat de goed- of afkeuring afhankelijk was van een aantal omstandigheden die de vakantie in de weg zouden kunnen staan. Ondanks dat dit geen definitief ‘ja’ of ‘nee’ was, oordeelde de rechter dat het wel voldoende was. De werkgever kreeg dus gelijk en hoefde de vakantieaanvraag van de werknemer niet alsnog goed te keuren.
Rechtbank Rotterdam, 22 september 2018,
ECLI (verkort): 9398
Bekijk hier het artikel in PDF, aangeboden door Salaris Rendement.
Dit artikel is geschreven door Dick van Deventer.