Het bijhouden van de vakantieadministratie van uw werknemers was sinds 1 januari 2012 al complexer geworden. Wettelijke vakantiedagen (voor een fulltime werknemer 20 dagen per jaar) vervallen een half jaar na het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd, terwijl bovenwettelijke vakantiedagen pas na 5 jaar verjaren. Wanneer een werknemer vakantie heeft, worden eerst de wettelijke vakantiedagen opgenomen.
So far, so good: u administreert de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen apart. Sinds een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 6 november 2018 (Max-Planck/Shimizu, ECLI:EU:C:2018:874) is dit alleen niet genoeg. Deze uitspraak is niet heel nieuw hoor ik u denken. De gevolgen voor u als werkgever kunnen echter groot zijn, zodat we er toch nog aandacht aan moeten besteden.
Uitspraak van het europese hof betreft wettelijke vakantiedagen
Volgens het Hof van Justitie verliest een werknemer die 1,5 jaar geen vakantie aangevraagd heeft, alleen zijn wettelijke vakantiedagen over dat eerste jaar wanneer de werkgever hem niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld om het vakantierecht uit te oefenen. Een werkgever hoeft niet zo ver te gaan door zijn werknemers te verplichten daadwerkelijk op vakantie te gaan, maar moet wel concreet en transparant informeren. Ook moet de werkgever de werknemer precies en tijdig informeren dat hij de vakantie die na 1,5 jaar niet is opgenomen, verliest. Als de werkgever niet kan bewijzen dat hij zo zorgvuldig is geweest aldus het Europese Hof, vervalt het recht op vakantie niet ondanks de Nederlandse wetgeving die dat wel bepaalt.
Passende informatie vakantiedagen
Wat is dan deze passende informatie die de werkgever aan de werknemer moet verstrekken? Niet alleen een standaard overzicht van opgebouwde/op te bouwen vakantieaanspraken en wanneer deze vervallen, maar ook een persoonlijke brief of e-mail met aansporing voor de fulltime werknemer om dat jaar ten minste 20 vakantiedagen op te nemen. Waarschuw de werknemer in deze brief of e-mail ook over het verval, herhaal dit met herinneringen aan de werknemer en verzoek om een vakantieplanning. Misschien gaat de informatieverplichting ten opzichte van werknemers met enorme stuwmeren aan vakantiedagen zelfs zo ver dat de werkgever een gesprek moet aangaan en om een concreet voorstel moet vragen hoe werknemer zijn wettelijke vakantiedagen zal opnemen. Neem dit alles ten slotte op in het personeelsdossier.
De moraal van dit verhaal: informeer uw werknemers, want een gewaarschuwde werknemer telt voor twee en verliest pas dan zijn wettelijke vakantiedagen.
Dit artikel is geschreven door Daniëlle Edelenbosch.
